(目的)

第1条　この訓令は、文書の適正な取扱方法を定めることにより、文書事務の能率的かつ効率的な管理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次に掲げる用語の定義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書取扱の原則)

第3条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(所属長の職務)

第4条　所属長は、所管する文書について迅速な処理及び適正な管理を行い、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(文書取扱担当者)

第5条　所属に文書事務の処理を促進し、及び文書事務の適正な管理を図るため、文書取扱担当者を置く。

(文書記述の原則)

第6条　文書を作成するときは、平易、簡素、かつ明確に表現するよう努めなければならない。

(文書の書き方)

第7条　文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(文書の種別)

第8条　文書の種別は次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第9条　次の各号に掲げる文書には、その区分により、それぞれ文書の記号及び番号を付さなければならない。ただし、公告及び軽易な文書については、これらを省略することができる。

(公文用例)

第10条　公文の用例は、別に定める。

(到着文書の処理)

第11条　総務課に到達した文書は、総務課庶務係において収受し、次の要領により処理しなければならない。

(郵便料金未納又は不足の文書の収受)

第12条　郵便料金の未納又は不足の文書は、総務課長が必要あると認めるものに限り、その料金を支払い、これを受領することができる。

(配付上の留意事項)

第13条　開封した文書の配付については、次の各号に掲げる事項に留意して処理しなければならない。

(配付された文書の処理の原則)

第14条　配付された文書は、全て所属長が処理促進に努めなければならない。

(配付された文書の処理の手続き)

第15条　配付された文書が当該所属の所管であることを確認した後、受付日付印(様式第1号)を押印すること(紙文書に限る。)。ただし、軽易な報告書、軽易な照会文書その他軽易なもの又は定例的なものにあっては、これを省略することができる。

(電磁的記録の収受及び配付)

第16条　電磁的記録の収受及び配付については、別に定める。

(起案)

第17条　文書の起案は、回議用紙(様式第2号)を用いて行うこと。ただし、急を要するもの又は軽易なものは、文書の余白を利用して行うことができる。

(起案上の留意事項)

第18条　起案文書は、次の各号に留意し、作成しなければならない。

(決裁の順序)

第19条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。

(合議)

第20条　決裁の内容が他の所属の事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係する所属長に合議しなければならない。

(廃案にする場合等の処理)

第21条　起案文書が合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき、又は中途で廃案となったときは、合議した関係職位にその旨を連絡しなければならない。

(持回り決裁)

第22条　起案文書のうち、重要若しくは異例のもので説明を要するもの又は急施若しくは秘密を要するものは、起案責任者又は内容を説明することができる職員が持ち回って決裁を受けなければならない。

(条例等の取扱)

第23条　条例、規則、訓令及び告示等を制定するときは、管理者又は消防長の決裁を受ける前に総務課長に合議しなければならない。

(起案文書の整理等)

第24条　決裁の完了した起案文書は、決裁年月日を記入し、施行又は発送が必要なものについては、その手続を取らなければならない。

(公印の使用)

第25条　発送する文書(以下「発送文書」という。)には、石橋地区消防組合公印規程(昭和45年石橋地区消防組合訓令第4号)の定めるところにより、公印を押なつしなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印の押なつを省略することができる。

(発送文書の処理)

第26条　発送文書は、次の各号により処理しなければならない。

(郵送の手続)

第27条　郵送を要する発送文書は、所管する所属において郵便番号を記入の上、必要な包装をし、特殊な取り扱いを要するものは、その封筒に速達、書留、内容証明等の表示をし、総務課庶務係においてこれを取りまとめ、発送しなければならない。

(条例、規則及び訓令等の施行)

第28条　条例、規則及び訓令は、決裁の完了した文書を総務課長に送付しなければならない。

(告示及び広告)

第29条　告示及び公告は、所管する所属において掲示すべき文書を所要部数作成し、総務課に送付しなければならない。

(電磁的記録の施行)

第30条　電磁的記録の施行については、別に定める。

(文書の整理)

第31条　文書は、常に系統的に分類して整理し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にし、重要なものは天災事変に際して速やかに持ち出せるようにしておかなければならない。

(文書の保管単位)

第32条　文書の保管単位は、所属ごととする。ただし、書庫の状況により総務課長が適当と認めるときは、他の保管単位によることができる。

(文書の整理分類)

第33条　文書の整理は、総務課長が定める文書管理基準表に従い行わなければならない。

(文書の保存年限)

第34条　文書の保存年限の種別は、次のとおりとする。ただし、所属長は、総務課長の承認を得て、これと異なる種別を定めることができる。

(閲覧等の請求)

第35条　前条の規定により保存している文書を閲覧し、又はその貸出しを受けようとする者は、総務課長又は書庫を有する所属長の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第36条　所属長は、保存期間が経過した文書について、速やかに廃棄手続をしなければならない。

(電磁的記録の保管及び保存)

第37条　電磁的記録の保管及び保存については、別に定める。

(書庫の管理)

第38条　書庫に格納した保存文書は、所属において管理し、その整理整頓に努め、常に火災予防に注意しなければならない。

(委任)

第39条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、消防長が別に定める。